Les évènements de réjouissance en entreprise, sont des moments qui ne s’improvisent pas. Ils demandent une certaine organisation. Ainsi, pour bien planifier un repas de Noël en entreprise, vous devez prendre en compte certains paramètres pour réussir un tel évènement. Découvrez comment organiser un repas de Noël en entreprise.
Définir le type de repas de Noël
Lorsque vous organisez un repas de Noël, vous devez déterminer le type d’évènement afin de définir le menu adéquat. Une telle réjouissance de fin d’année peut par exemple être un cocktail dînatoire, un déjeuner de Noël, un petit pot, etc. Vous avez donc une multitude d’options. Ce repas peut même être un afterwork avec une ambiance conviviale qui accentue la cohésion de toute l’équipe. La détermination du type de repas de Noël en entreprise vous permet de savoir quel traiteur peut mieux vous satisfaire.
Déterminer le budget de l’évènement
Le budget de l’évènement est un point essentiel qu’il faut étudier. Comme il s’agit d’une réjouissance saisonnière, vous devez bien étudier ce paramètre. Il faut évaluer le coût du traiteur en fonction du nombre de personnes invitées. La plus grande dépense pour un tel évènement est le menu, il s’agit du repas lui-même. Vous devez donc connaître à peu près le coût de la nourriture. Le budget doit aussi prendre en compte la boisson (vin, champagne, bière, cocktail, etc.) Il ne faut pas non plus négliger le coût de la décoration et autres éléments nécessaires pour une fête réussie.
Définir la date et le lieu de l’évènement
L’organisation d’un repas de Noël doit prendre en compte la date et lieu de l’évènement. Il est connu de tous que cette fête de fin d’année est le 25 décembre. Toutefois, pour permettre à toute l’équipe de fêter également en famille, vous pouvez choisir une autre date. Celle-ci doit être tout de même assez proche du jour de Noël. Lorsque la date est définie, il faut déterminer le lieu de réception. Si la fête va se faire dans les locaux de l’entreprise, vous devez le décider. Vous pouvez aussi prendre une salle de réception qui soit à proximité de la société. Vous pouvez opter pour un appartement vintage par exemple. Il faut choisir un lieu accessible.
Sélectionner les prestataires
L’un des paramètres les plus importants d’une telle organisation est le choix des prestataires. Vous devez trouver des professionnels qui offrent des services de qualité. Le choix du traiteur est celui qui va faire toute la différence. En fonction du type d’évènement, vous convenez avec le traiteur des mets qui doivent être servis. Ceci se fait tout en tenant compte du goût culinaire et des éventuelles allergies des membres conviés. L’entrée qu’il faut, le plat de résistance adéquat et le dessert doivent être définis. Généralement, en fonction du budget disponible, le menu se dessine tout seul.
En dehors du traiteur, vous devez penser au décorateur. Il faut prendre un professionnel qui s’y connaît bien. Si vous devez faire venir le Père Noël, il faut aussi trouver le bon. De même, si vous voulez une soirée dansante, il faut faire appel à un excellent DJ. Le choix des prestataires dépend du type d’évènement et de la réputation du professionnel.
Envoyer les invitations
Lorsque vous avez tout prévu, vous devez envoyer les invitations. Il s’agit d’une communication essentielle. Même si vous pouvez faire passer le message lors d’une réunion, l’idéal est d’envoyer des cartes, des messages ou des mails. Ainsi, vous êtes certains d’avoir invité toutes les personnes concernées.
Il faut faire parvenir l’invitation quelques jours avant la date afin que les convives fassent leur programme en conséquence. Sur l’invitation, vous avez l’opportunité de mettre la date, l’heure, le lieu et même des détails sur le dress code si possible. N’oubliez surtout pas de demander aux convives de confirmer leur présence à la réception de l’invitation. Ceci vous permet de comptabiliser le nombre exact d’invités.
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